Warum bleiben KI-Pilotprojekte stecken, und wie kommt KI ins Tagesgeschäft?
Piloten bleiben stecken, weil sie als Versuch neben dem Alltag starten: ohne Geschäftsziel, ohne verantwortliche Person, ohne Messgröße und ohne Plan für den Tag danach. Ins Tagesgeschäft kommt KI, wenn von Anfang an feststeht, welcher Ablauf sich ändert, wer für das Ergebnis geradesteht und woran Erfolg gemessen wird. Dann wird aus dem Experiment Betrieb.
Werkzeug, Projekt, Betrieb: Erst die dritte Stufe zählt
KI durchläuft im Unternehmen drei Stufen:
- Werkzeug: Einzelne nutzen ChatGPT, Copilot oder Claude am eigenen Schreibtisch. Das ist Nutzung.
- Projekt: Ein Team testet einen Anwendungsfall. Das ist ein Experiment.
- Betrieb: KI läuft fest in einem Ablauf, jemand verantwortet das Ergebnis, und es wird gemessen. Das ist eine Position im Markt.
„Wir nutzen ChatGPT“ ist keine Einführung. Der Unterschied ist der zwischen Excel haben und Controlling haben. Und ein KI-Projekt, das nicht mehr läuft, war ein Experiment. Wertvoll, aber keine Position im Markt.
Fünf Gründe, warum Piloten stecken bleiben
- Kein Geschäftsziel: Getestet wird, ob die Technik funktioniert, nicht, ob sich im Geschäft etwas verbessert.
- Niemand verantwortlich: Der Pilot gehört „der IT“ oder „dem Projektteam“, aber keiner Person, die für das Ergebnis geradesteht.
- Kein fester Ablauf: Der Pilot läuft neben der eigentlichen Arbeit her. Für das Team ist er Zusatzarbeit, und Zusatzarbeit fällt als Erstes weg.
- Freigaben zu spät geklärt: Datenschutz, Betriebsrat oder IT-Sicherheit kommen erst am Ende dazu, und dann stockt alles.
- Keine Messgröße: Nach acht Wochen kann niemand sagen, was der Pilot gebracht hat. Also wird auch nicht entschieden, wie es weitergeht.
Vom Pilot in den Betrieb in vier Schritten
- Pilot im echten Ablauf bauen: Mit echten Fällen aus dem Alltag, nicht mit Testdaten in einer Sandkiste. Vorher steht fest, welche Arbeit sich ändert und wer verantwortlich ist.
- Freigaben im Haus klären: Zum Beispiel mit Datenschutz und Betriebsrat, und zwar am Anfang, nicht am Ende.
- Im Alltag messen: Die Messgröße mit dem Ausgangswert vergleichen, nach einigen Wochen echter Nutzung.
- Verankern: Den neuen Ablauf beschreiben, neue Kolleginnen und Kollegen darin einarbeiten und die Verantwortung dauerhaft bei einer Person lassen. Erst dann ist der Pilot im Betrieb angekommen.
Woran Sie erkennen, dass Ihr Pilot feststeckt
- Niemand kann sagen, wer ihn diese Woche genutzt hat.
- Auf die Frage, was er gebracht hat, wird es still.
- Es gibt kein Datum, an dem über den nächsten Schritt entschieden wird.
- Die Person, die ihn angestoßen hat, ist mit etwas anderem beschäftigt.
Wenn mehrere dieser Punkte zutreffen, lohnt sich ein ehrlicher Blick, bevor der nächste Pilot startet.
Häufige Fragen
Sollen wir einen festgefahrenen Piloten stoppen?
Entscheiden Sie bewusst: Entweder Sie setzen ihn neu auf, mit Ziel, verantwortlicher Person und Messgröße, oder Sie beenden ihn und halten fest, was Sie gelernt haben. Beides ist besser, als ihn weiterlaufen zu lassen.
Wie lange sollte ein Pilot laufen?
Legen Sie vor dem Start ein Datum fest, an dem entschieden wird: in den Betrieb oder beenden. Ein Pilot ohne dieses Datum läuft ins Leere.
Wer sollte einen Piloten verantworten?
Eine Person aus der Führung oder dem Fachbereich, nicht die IT. Die IT sorgt für Betrieb und Sicherheit, das Ergebnis verantwortet die Führung. KI ist kein IT-Ticket, sondern Chefsache.
Brauchen wir dafür neue Leute?
Nicht unbedingt. Will Ihr Team selbst umsetzen, reicht oft eine externe Begleitung. Fehlt intern die Kapazität, kann eine Interim-Managerin die KI-Einführung übernehmen.
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Über die AutorinSelina Gaertner, KI für Leadership, Vertrieb und Marketing. TÜV-Rheinland-zertifizierte KI-Strategieberaterin, über zehn Jahre in Vertrieb und Marketing der Medizintechnik, Co-Autorin des Amazon-Bestsellers „Fokus Mensch“.
Ihr nächster Schritt: KI mit Ergebnis, das 90-Tage-Programm
Für die Person, die die KI-Einführung führt: zwölf Wochenschritte und Live-Briefings, am Ende läuft Ihr erstes KI-Vorhaben im Alltag.